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在宅勤務で平常心を失ったり、セキュリティを損なったりしないためのヒント

シノプシスで長期のリモート勤務している従業員から、在宅勤務での平常心と会社資産のセキュリティを保つためのヒントを、予想外にストレスの多い時期を過ごす皆さんにご紹介します。

在宅勤務のヒント 健全さとセキュリティを保つ

多くの人々が突然、予期せず自宅で働くようになって、仕事と家族に必要なことを手際よくこなしています。そして家族の多くもまた予期せず家で過ごすようになっています。

多くの人には馴染みのないことでしょうが、私は25年近く前にこのような生活を自分で選びました。私は1996年の後半、最初の子どもが生後4か月の時に自宅で働き始めました。そして、他の3人の子供たちは通常の高校に通うまでホームスクーリング(自宅学習)で過ごし、私は彼らと一緒に在宅で仕事を続けました。

私は決してスーパーマンではありません。妻が子育てとホームスクーリングの大半に対処してくれたからこそできたのです。しかし、時には家族全員にとって十分な広さがない生活空間で、子供がいる家庭につきものの、仕事の中断、ちょっとした危機や、騒々しさといった在宅勤務の伝統的な試練を乗り越えてきました。

仕事のためのスペースを用意する

自宅で作業するためのスペースを別に用意する

そんな贅沢はできないという方もいるでしょうが、仕事専用のスペースがあれば便利です。私はしばらくの間寝室の机で仕事をしていて、それはあまり快適ではありませんでしたが、しばらく前から自分のオフィスを持つようになりました。仕事の物理的なスペースを制限できることは精神衛生上好ましいことです。また、犬や子供たちがドアを閉めても聞こえるほどの騒音を出したとしても、会議のためにドアを閉められるようになっていると好都合です。

中断を気にしない

子供やペットと同居していると、仕事が頻繁に中断されます。それにストレスを感じることなく、できるだけ柔軟な姿勢でいてください。

中断の多くは素敵なものです。赤ちゃんに哺乳瓶を渡す時間を取らなければならないとしたら、それは面倒ではなく、むしろ特権です。時間は私たちがこの世で与えられている唯一のものですから、愛する人々と過ごす時間が増えることは、異常な時期の思いがけない贈り物です。

また、脳には基本的に、分析的、即時的な面と、複雑なパターン・マッチングと創造的思考に優れた面という2つの動作モードがあります。意識的な思考が夕食作りや犬のブラッシングなどの日々の活動に集中している場合でも、無意識下では、脳はその日の出来事や職場での課題に取り組んでいます。机に戻る頃には、悩んでいた問題が解決しているかもしれません。

意識的な考えが日々の活動に集中しているときでさえ、無意識の脳は、その日の出来事や職場での課題に取り組んでいます。

率直に言って、失われた時間は単に失われて終わる場合もあります。それでも慌てず、オフィスで働いているときにも恐らく同じぐらい多くの時間を無駄にしていることを思い出してください。オフィスでは、子育てや家族の世話をするという現実的な仕事ではなく、ベーグル・ブレイク(ベーグルを食べながらの休憩、コーヒー・ブレイクのようなもの)や脱線する会話に時間が費やされます。

可能な限りマルチタスクで

私は一度に複数のことをするのが得意ではありません。しかし、家の作業と仕事の作業を組み合わせると、うまく噛み合う場合があります。

最新の製品リリースの詳細を聞きながら野菜を刻んでみてはどうでしょう。あるいは、四半期決算発表中に洗濯物を畳んではいかがですか。会議中のワークアウトは私のお気に入りです。

もちろん、こちらの音声をミュートする必要があり、これは自分が話すことを想定していない会議でのみ有効ですが、このように活動を組み合わせることで、やりたいことをすべて成し遂げるための不安を軽減するのに役立ちます。

可能な限りマルチタスクで

区切りをつける

自宅で仕事していると、仕事を「止める」のに苦労することがあります。職場環境が基本的に自宅環境と同じである場合は、届いた時点ですべてのメールに答えたり、すべてのインスタントメッセージに応答したりしたいと思うかもしれません。

これは、仕事のためのスペースの境界のことではなく、特定の作業場所を用意することを時間にも適用し、時間にも境界を設けるということです。休息の機会と、家族と過ごす時間を取りましょう。仕事は明日になっても逃げません。

慌てて近道しない

自宅で作業している間のセキュリティ・リスクを軽減するには、時間をかけて操作の影響を検討します。指が「送信」ボタンの上に置かれているとき、あるいはセキュリティで保護されていないクラウド サービスを起動しようとしているとき(これはやめてください)、攻撃者の視点で考えて、何が問題になる可能性があるかを把握してください。

人はストレスにさらされているとき、気が散っているとき、急いでいるときには、普段より間違いを犯しやすくなります。多くの新しい在宅勤務者は、これらの3つの状況に陥った状態で、新しい不慣れな日課の中で、家庭と仕事の役割のバランスを取ろうとすることになります。

人はストレスにさらされているとき、気が散っているとき、急いでいるときには、普段より間違いを犯しやすくなります。

サイバー犯罪者は、認証が弱い場所や認証が欠落している場所に保存されているファイルや、認証が弱い場所や認証が欠落しているリモートデスクトップ環境、それと厄介な従業員が下したその場しのぎの安易な判断による「その他のエラー」を探し回っています。

パスワードで保護されたアカウントの場合は、推測が難しい、十分に複雑なパスワードを選択してください。可能な限り、2要素認証を有効にすることを検討してください。やや不便ではありますが、はるかに安全です。

在宅勤務の従業員によるビデオ会議や自宅にいるその他のあらゆる人々によるストリーミング・ビデオでインターネットが混雑し、ネットワーク速度の低下やサービスの中断が予想されます。その場合に冷静さを失い、自分の組織によって検証されていない個人アカウントやサービスに頼ることはやめてください。パンデミックが発生していることは誰もがわかっています。事態によっては、もう少し時間がかかるでしょう。

落ち着いて行動する

少し時間を置いて、ゆっくりいきましょう。自分が何をしているのか、何がうまくいかないのかを考えてみてください。私たちは皆、同じ状況にいます。一息ついて、あなた自身とあなたの雇用主のために安全とセキュリティを維持してください。

在宅勤務のための優れたヒント: 落ち着いて行動する

在宅勤務のためのその他のヒント:

以下では、自宅で仕事をしている間のセキュリティの確保について、他のリモートワーカーが語った話を紹介します。

「会社のネットワークから機密データを取り出さないようにしてください。自分のコンピュータで仕事をしたいと思う人は、フラッシュドライブや電子メールファイルで自分自身にファイルを転送したくなるかもしれませんが、それはやめてください。データやドキュメントを個人のコンピュータに移動すると、攻撃にさらされる危険性が広がります。さらに、会社のセキュリティ・ポリシーに違反している可能性があり、賠償責任の負担を会社から自分に移す行為になります。」

「自分の組織のVPNを使用してください。自宅のネットワークのセキュリティに自信があれば、VPNを使わなくてもいい(または、毎回ログインしなくてもいい)と思うかもしれませんが、特に特定のサイトの使用をブロックしたり、構成をリセットするために再起動を強制したりする場合には、痛い目に遭う可能性があります。組織の資産のセキュリティを維持することは非常に重要です。」

「新しいツールの仕組みを理解する時間を取ってください。たとえば、新しいビデオ会議ソフトウェアを使用している場合は、盗聴を防ぐために会議をパスワードで保護する方法を学んでください。」

「ちょっと変なリクエストがあれば、時間を取って確認してください。人はストレスを感じていると、普段と違う語調になる場合があり、文法ミスやスペルミスの多いメッセージを送信するかもしれません。手順に従っていない可能性もあります。本当に心配しているときには、これらのことはそれほど重要ではないように思えますが、攻撃者はそのことを知っています。ストレスに満ちた環境は、ビジネスメールの侵害攻撃に最適です。リクエストに不明点がある場合は、依頼者に直接確認してください。

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